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Rappel des éléments importants Modifier

Voici quelques statistiques/informations intéressantes au sujet de Meubles Victoriaville ltée: Modifier

  • Existe depuis environ 20 ans. 
  • La compagnie emploie maintenant plus de 700 personnes.
  • Fabricant d'un large éventail de mobiliers d’habitation et de bureau.    
  • Compagnie jouit d’une bonne réputation dans l’industrie du meuble et ses produits
  • Leurs meubles sont considérés de bonne qualité par le grand public. 
  • Fabrication de meubles particuliers et utilisation de la plus récente technologie pour les fabriquer. 
  • Au cours des dix premières années d’exploitation, la compagnie a enregistré la croissance la plus rapide. Désormais, même si elle continue de croître, le taux de croissance est beaucoup plus faible. 

Voici une liste des acteurs de la problématique: Modifier

  • David Pelletier, président de l’entreprise, à l’emploi de Meubles Victoriaville depuis ses débuts.
  • Caroline Caron, chef du service de conception des meubles à l’emploi de Meubles Victoriaville depuis ses débuts.
    • Considérée comme l’un des piliers de l’organisation.
    • Ses importantes contributions font croître l'entreprise
    • Ses talents de créatrice sont reconnus et, grâce à elle la compagnie se distingue en offrant des meubles de conception unique.  
    • Aimé de ses employés, car toujours disposée à entendre leurs idées ainsi que leurs problèmes.
  • Jean Gilbert, assistant de Caroline pour diriger le service.
    • Vient de l’extérieur de l’entreprise.
    • Expérience en supervision et ses connaissances en conception d’ameublement.    
  • Martin St-Louis, autre superviseur chargé de diriger le travail spécialisé de six concepteurs travaillant à la création de « mobilier modulaire ». 
    • Jeune et très dynamique.
    • Respecté dans l’industrie pour ses talents de concepteur
    • Excellentes références.
    • St-Louis relevait de Gilbert mais, il aurait libre accès à Caron, la chef du service. 

Voici les descriptions de tâche des postes occupés par les acteurs de la problématique: Modifier

  1. Chef de service de conception des meubles (Caron)
    • Développement commercial
    • relations avec les clients
    • Planification Future
  2. Assistant (Jean Gilbert)
    • S'occuper de superviser une équipe de travail
    • S'occuper de plusieurs détails administratif
    • Relève du chef de service de conception des meubles
  3. Superviseur (Martin St-Louis)
    • S'occuper de superviser une équipe de travail
    • Relève de l'assistant chef de service de conception des meuble

Problématiques: Modifier

Le département de conception de meuble souffre d'un problème organisationnel. En effet, les liens de subordination ne sont pas reconnus par personne. En voici les preuves:

  1. Bien que les employés relèvent directement de Gilbert ou de St-Louis, ceux-ci s'obstinent à aller voir Caron
  2. St-Louis qui relève directement de Gilbert, va directement voir Caron en cas de questionnement
  3. L'incident des employés qui ont défié l'autorité de St-Louis
    • Il est à noter que cette incident est sûrement relié au faits que St-Louis adopte une approche de laisser-faire et ne s'est jamais réellement affirmé en tant que superviseur.
  4. Les employés s'obstine à aller voir Caron même après des rencontres et des avertissement qui leur défendait de le faire.

Voici les raisons énumérés lors d'une rencontre par les employés justifiant leurs désobéissance: Modifier

  1. Martin St-Louis n'est jamais présent lorsqu'ils ont besoin d'aide.
  2. Martin St-Louis a déployé très peu d'efforts pour les former sur la conception technique.
  3. Martin St-Louis omettrait de répondre clairement et directement à des questions

Il est a noter que Gilbert n'a rien dit durant cette intervention et que Martin a été sur la défensive du début à la fin.

Analyse des comportements des superviseurs: Modifier

Gilbert:

  • Au début du conflit, il ne comprend pas pourquoi les employés vont voir Caron au lieu de lui. Il commence alors à avoir du ressentiment envers Caron. Pourtant, il n'en parlera pas à Caron. Donc, nous pouvons en conclure que sa motivation est affecté.
  • Lors de la rencontre avec l'équipe de St-Louis, il ne dit aucun mot. Étant l'assistant du chef, il était de son devoir de venir motivé et justifié les demandes faites aux employés. Encore ici, cet évènement nous laisse croire qu'il n'a aucune motivation pour son travail ou tout simplement qu'il n'est pas fait pour ce poste. Après tout, depuis son embauche, les employés continue d'aller voir Caron à la place celui-ci.
  • Suite à la rencontre avec l'équipe de St-Louis, Gilbert affiche peu d'intérêt dans les affaires du service et fait preuve de peu d'engagement. Habituellement, les cadres d'une entreprise doivent faire preuve d'engagement supérieur à un simple employé étant donné son poste. Il réduit aussi grandement sa productivité.
  • Lors de la rencontre ''café'' avec Caron, il se fait rappeler d'exercer l'autorité nécessaire sur ses subordonnés et d'insister pour que ceux-ci aient le voir lui et non pas elle. Il s'est dégagé d'une partie de la responsabilité en évoquant un dilemme. Il promit de régler les choses.
  • Suite à la rencontre ''café'' avec Caron, Gilbert ne change pas ses habitudes et ses employés continues donc d'aller voir Caron.

St-Louis:

  • Au début du conflit, St-Louis n'ose pas faire de vague puisqu'il est nouveau dans l'entreprise. On peut s'imaginer que Gilbert n'applique aucune autorité sur ses employés. Comme St-Louis a le soucis de se faire accepter, il n'ose lui même imposer son pouvoir et adopte donc l'approche de laisser-faire que semble avoir Gilbert. C'est pourquoi un incident se produit finalement.
  • Lors de la rencontre avec l'équipe de St-Louis, celui-ci se met sur la défensive et justifie ses manquements envers ses subalternes. Il promet d'élaborer un programme de formation puisque le manque de formation était un manque qu'on lui reprochait. St-Louis a du se sentir opprimé puisqu'il adoptait la même conduite que Gilbert mais était le seul à se faire blâmer.
  • Suite à la rencontre avec l'équipe de St-Louis, ce dernier ne semble avoir fournit la marchandise qu'on s'attendait qu'il livre. Ses employés continue d'aller questionner Caron.
  • Lors de la rencontre ''café'' avec Caron, St-Louis se fait rappeler d'exercer l'autorité nécessaire sur ses subordonnés et d'insister pour que ceux-ci aient le voir lui et non pas elle. Il invoque les mêmes raisons que Gilbert, soit la situation difficile du moment. Donc, nous pouvons voir que les deux superviseurs essai de justifier leurs manquements.
  • Suite à la rencontre ''café'' avec Caron, St-Louis ne change pas ses habitudes et ses employés continues donc d'aller voir Caron.

Caron:

  • Au début du conflit, Caron laisse encore sa porte ouverte aux employés malgré l'embauche de son assistant qui devait faire cette tâche. Elle est aimé, car elle est toujours disposée pour les employés. Le dicton: ''leur laisser un pied de corde et ils en prendront 10 pied'' prend tout son sens. De plus, elle conserve une communication informelle, ce qui peut nuire aux relations de subordination. Elle ne remarque pas non plus que Gilbert a du ressentiment envers elle.
  • Lors de la rencontre avec l'équipe de St-Louis, elle doit, seul, essayer de raisonner les employés de la laisser tranquille. Malheureusement, elle reste trop gentille et ne reçoit aucune aide de Gilbert.
  • Suite à la rencontre avec l'équipe de St-Louis, elle remarque la baisse d'énergie au travail de Gilbert. Elle commence a croire que l'attitude apathique de Gilbert est la raison pourquoi les employés préféraient allez la voir. Pourtant, elle continue de garder sa porte ouverte aux employés.
  • Lors de la rencontre ''café'' avec Caron, elle leur dit autour d'un café d’exercer l’autorité nécessaire sur leurs subordonnés et d’insister pour qu’ils viennent à eux, et non pas à elle. Le choix de l'emplacement est très mal choisi et fait comme tout le reste, très informelle.
  • Suite à la rencontre ''café'' avec Caron, Caron réalise qu'elle doit régler ce problème si elle veut prendre le poste qu'on lui offre. Elle se dit que Gilbert devrait utiliser son pouvoir discrétionnaire et prendre les choses en main. Elle se dit que les deux superviseurs devraient démontré de l'ambition et la capacité de prendre des décisions seuls. Elle se questionne sur leurs volontés.

Somme toute, il manque de fermeté dans le service. La seul qui affiche du leadership est Caron. Malheureusement, celle-ci s'en rend compte trop tard et les mauvais plis sont déjà profondément installé.

Solutions Modifier

Suite à l'analyse des problématiques, plusieurs changements peuvent et doivent être apportés.

Premièrement, on comprend que le manque de communication doit être corrigé pour éviter des frustrations supplémentaires et, de fait, que le climat de travail ne se détériore davantage. Caron a bien fait de rencontrer les employés pour mettre certaines choses au clair. Cependant, ce n'était pas une rencontre uniquement axée sur les problèmes de St-Louis et Gilbert. Une rencontre en tête à tête avec les deux employés serait de mise pour réellement aller au fond des choses et ainsi redéfinir leurs tâches afin que les problèmes présents ne reviennent. Un contrat devrait être signé par les 2 subordonnés afin qu'ils comprennent qu'ils s'engagent, non pas à être simple employé, mais qu'ils ont maintenant des responsabilités plus importantes. Lors de la séance, Caron devrait expliquer aux deux employés la manière qu'ils ont d'assumer leur rôle au sein de l'entreprise et comment cela nuit aux relations interpersonnelles. Même si Gilbert et St-Louis sont des employés très compétents, ils manquent de maturité dans leurs nouvelles fonctions et plusieurs lacunes se font ressentir quand à l'exécution des tâches se situant à l'extérieur de leur zone d'indifférence. Il faut au plus vite mettre les choses au claire afin d'apporter les changements nécessaire pour que l'entreprise avance dans la bonne direction. Il faut que Caron leur fasse comprendre que les postes de superviseur et d'assistant ont été mis en place pour lui alléger ses tâches et lui permettre de se concentrer sur des choses plus importantes. Si cette option ne fait pas ses preuves d'ici 1 mois, une rencontre avec un échelon supérieur (le président de l'entreprise) sera obligatoire. D'un autre côté, Caron doit rester fidèle aux nouvelles procédures et clarifier avec les employés que dorénavant, elle les encouragera à aller voir St-Louis ou Gilbert pour tous problèmes ou approbations.

Deuxièmement, Gilbert et St-Louis doivent comprendre pourquoi les employés continuent d'aller vers Caron lorsqu'ils ont des questions. Caron est très ouverte à la communication et laisse comprendre à tous qu'elle est disponible pour eux à tout moment. Les employés ont reprochés aux deux subordonnés d'être peu motivants et peu présents pour eux ce qui, nécessairement, pousse les employés à garder les mêmes habitudes de communication. De leur côté, les deux subordonnés devront organisés une rencontre avec les employés et faire preuve d'écoute active afin que tous communiquent leurs émotions face à la situation. De plus, des solutions doivent être créées afin que les barrières relationnelles qui sont présentes actuellement disparaissent et que l'ambiance soit plus chaleureuse et amicale au sein de l'entreprise. Lors de cette rencontre, les employés seront libres d'exprimer les points positifs et les points négatifs concernant la méthode de supervision de Gilbert et de St-Louis. Un mode de communication bidirectionnel doit s'instaurer dans le service pour que les échanges entre les employés et subordonnés soient constructifs.

Troisièmement, Gilbert et St-Louis doivent accroître leur pouvoir officiel, leur pouvoir personnel et leur capacité d’influence au sein de leurs équipes. En effet, ils devront accroître leur pouvoir officiel dans le but d’occuper une place centrale et plus déterminante dans l’organisation. Pour ce faire, ils pourraient élargir leurs réseaux de communication et interagir de façon active. En outre, ils doivent bien communiquer les objectifs attendus de leurs équipes et leur démontrer directement la contribution à la concrétisation de grands objectifs pour l’entreprise. Autrement dit, leur communiquer leur importance capitale au sein de l'organisation. De plus, s’ils veulent que leurs subordonnés soient plus enclins à communiquer directement avec eux et s'ils veulent favoriser l’émergence de nouvelles idées, ils doivent leur déléguer des tâches plus diversifiées et stimulantes. Par ailleurs, ils doivent aiguiser leurs sens politiques afin d’accroître leurs aptitudes à négocier plus efficacement et devenir plus persuasifs. Autrement dit, imposer davantage leur autorité et le respect de leur fonction. Bref, pour étendre leu capacité d’influence, ils devront accroître leur accessibilité, leur visibilité. Pour accroître leur autorité, ils doivent démontrer davantage d’ardeur au travail, multiplier les contacts avec les supérieurs et leurs subordonnés et chercher sans cesse des occasions d’améliorer leur notoriété personnelle.

En somme, Caron, St-Louis et Gilbert devrait opter pour un leadership de type transactionnel qui repose davantage sur les échanges nécessaires entre les dirigeant et les subordonnés pour atteindre au jour le jour le rendement convenu. Nous opterions pour des rencontres mensuelles avec les dirigeants et les employés afin de faire des mises au point dans le but de toujours améliorer la communication au sein des équipes de travail. Des subordonnés devront suivre des formations afin de développer leur sens du leadership et d'autorité puisqu'il semble dépourvu de leurs moyens lorsqu'une prise de décision survient.